La réunionite

Récemment j’ai été frappée par la lecture d’un  sondage  et de chiffres terrifiants : les cadres en France passeraient en moyenne 16 années de leur vie en réunion – et pour 75% d’entre eux ces réunions seraient synonymes de perte de temps, inutilité et coûts…

Si l’on rajoute à ceci que 88% des personnes assistant à des réunions se sentent inutiles et que 32% d’entre elles avouent s’être déjà assoupies pendant ces mêmes réunions, on en vient à s’interroger sur le « pourquoi » et le « comment » de cette « réunionite »…bien française.

70% des entreprises françaises  planifient au moins 7 réunions par semaine contre 55% aux États Unis et autres pays européens.

Le but poursuivi par ces réunions est  différent dans les autres pays: pour les pays anglo-saxons, c’est une prise de décision qui est recherchée, pour les pays asiatiques c’est un moyen de jauger les autres, pour la France le but est plus souvent souvent d’échanger des informations sans déboucher nécessairement sur des décisions.

En conséquence,  la préparation des collaborateurs n’est pas la même non plus : les anglo-saxons sont préparés, ordonnés et plus consensuels et l’ordre du jour est précis et percutant; les français sont plus indisciplinés, peu préparés et moins méthodiques et l’ordre du jour est souvent inexistant ou manque d’attrait.

Conclusion : les salariés français trouvent ces réunions nuisibles par la perte de temps réelle occasionnée.

Comment modifier cette réalité ?

1 – Abréger ces réunions et  si l’on s’en réfère à l’excellent article de M.Madeleine Sève, les pistes à suivre pourraient être les suivantes :

. supprimer les réunions automatiques…ou si elles doivent être maintenues pour la cohésion d’équipe, alors réduire la durée à 20 minutes. Nous avons désormais des outils de communication désormais à notre disposition pour transmettre toutes les informations factuelles, sans nécessiter une réunion.

. attribuer un titre attrayant et précis à la réunion ; les participants seront plus motivés et mieux préparés.

. préférer les tables « rondes » aux tables en « U » donnant un rôle à celui qui s’installe au bout ou également aux tables rectangulaires peu propices aux échanges collectifs mais plus aux échanges en face à face.

. essayer d’avoir un nombre impair de participants pour ne pas être bloqué par un risque d’égalité en cas de prises de décision à la majorité des présents lors de la réunion.

. savoir écourter le timing initialement prévu si les débats sont terminés plus tôt ou s’ils s’embourbent.

. pour rendre la réunion plus attrayante, la délocaliser de temps en temps, savoir faire certaines réunions en position debout ou itinérantes dans les différents services si les sujets de la réunion s’y prêtent.

. varier l’utilisation des supports : si possible laisser les présentations Power Point ou les paper boards; l’efficacité de cette variété est manifeste et permet de gagner du temps !

. savoir accepter « l’imprévu » et les « chemins de traverse » qui peuvent apporter des améliorations inattendues.

2 – Établir un ordre du jour précis et  distribuer avant la réunion via les outils de communication, tous les supports utiles, pour privilégier les échanges plutôt que le support.

3 – Prendre le temps de bien choisir les participants conviés à cette réunion, pour éviter les personnes non impliquées ou trop distantes des sujets abordés. Ne pas dépasser une dizaine de personnes impliquées par le sujet semble idéal pour la tenue correcte et dynamique de la réunion, son efficacité ,la prise de décision et la réduction de son coût.

3 autres points d’amélioration pourraient être également apportés :

. La réunion en étoile, où chacun donne à son tour son état d’avancement à son manager devant tous les autres serait proscrite définitivement : pas d’écoute active (chacun voulant préparer son passage, puis se déstresser après), pas de respect des autres (smartphone, mails…), perte de temps avec les sempiternelles informations descendantes…)

. Sachant que plus le manager est actif, prend la parole, dirige la réunion,  plus les participants sont passifs, rappeler aux managers de bien se recentrer sur leurs 2 objectifs primordiaux : présider aux décisions et faire part de leurs propres idées –  le reste peut être délégué.

. Établir un compte-rendu fixant le planning des actions à mener et rappelant l’attribution des tâches de chacun.

La réunion deviendrait alors un lieu de débat sur l’information, plutôt qu’un simple lieu de collecte puis débat, donnerait lieu à une meilleure préparation en amont, plus de créativité sur le moment, plus de dynamique d’équipe, plus de rapidité dans la prise de décision argumentée.

Alors,  si on essayait cet « autrement » ?